Rachunkowość w stowarzyszeniach

Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych na spółki prawa handlowego. Muszą je także stosować osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro. Jak jest w przypadku stowarzyszeń?

Rachunkowość w stowarzyszeniach – obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w stowarzyszeniach

Przedstawiciele stowarzyszeń i fundacji często uważają, że obowiązek ten ich nie dotyczy. Nic bardziej mylnego.

Bez względu na to czy organizacja taka prowadzi działalność gospodarczą, czy nie, ciąży na niej obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości.

Stosowne przepisy ustawy o rachunkowości określają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez każdą organizację pozarządową (w tym stowarzyszenia), także tą nieprowadzącą działalności gospodarczej i zajmującą się wyłącznie swoją statutową działalnością (w przypadku stowarzyszenia mówimy o tzw. stowarzyszeniu zwykłym, którego jednymi przychodami są składki członkowskie). Organizacje prowadzące działalność gospodarczą posiadają osobowość prawną, a co za tym idzie podlegają obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru SądowegoStowarzyszenia zobowiązane są do corocznego sporządzania sprawozdania finansowego i przedstawiania go odpowiedniemu urzędowi skarbowemu (w ciągu 10 dni od zatwierdzenia).

Stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą dodatkowo podlegają obowiązkowi składania sprawozdania finansowego do KRS (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia).

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, spod uregulowań ustawy o rachunkowości, wyłączone są jedynie organizacje kościelne, w tym stowarzyszenia, zajmujące się wyłącznie swoją działalnością statutową. Podlegają one wewnętrznym przepisom kościelnym. Jeżeli jednak organizacja taka prowadzi działalność gospodarczą (lub przyjmuje status organizacji pożytku publicznego, co wiąże się z określonymi obowiązkami sprawozdawczymi), podlega wpisowi do KRS, a co za tym idzie zobowiązana jest także do przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ksiąg.

Rachunkowość w stowarzyszeniach – Czym jest pełna księgowość?

Jest to księgowość prowadzona za pomocą ksiąg rachunkowych i według zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Celem prowadzenia ksiąg jest rejestracja wszystkich zdarzeń finansowych, co pozwoli na przedstawienie przejrzystego i wiarygodnego obrazu działalności i finansów organizacji.Podstawowym elementem w prowadzeniu pełnej księgowości jest posiadanie planu kont. Zazwyczaj przychody stowarzyszenia ewidencjonowane są w zespole 7, natomiast koszty najczęściej prowadzone są tylko w zespole 4 lub 5. Wzorcowo plan kont powinien uwzględniać specyfikę każdej jednostki.

Przykładowo organizacje pożytku publicznego powinny, ale nie muszą prowadzić bardziej szczegółową ewidencję zdarzeń gospodarczych niż pozostałe. Wynika to z tego,  że w sprawozdaniach finansowych za każdy rok powinny one jasno i klarownie wykazywać wszystkie przychody otrzymane w ramach 1% oraz wszystkie wydatki pochodzące z tych środków.  Z kolei organizacje prowadzące odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego, bez względu na to, czy posiadają status OPP, powinny wyodrębnić w księgach rachunkowych obie te działalności, aby można było ustalić wysokość przychodów, kosztów i wyników w każdej z nich.

Równie ważne jak plan kont w stowarzyszeniu, jest posiadanie polityki rachunkowości. Obowiązek ten nakładają przepisy ustawy o rachunkowości.

Polityka rachunkowości jest strategią wyboru rozwiązań, metodą dojścia do celu i sposobem w jaki przedsiębiorstwo przedstawia informacje o sobie.

Są to zasady, według których prowadzone są księgi rachunkowe. Określają one między innymi plan kont, informacje o sposobie księgowania przychodów i kosztów, sposób amortyzowania środków trwałych czy sposób sporządzania, przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowych. Od tego jakie zasady finansowe przyjęto w danej organizacji zależy jej wynik finansowy, a więc wskaźnik działalności.

Rachunkowość w stowarzyszeniach – Sprawozdanie finansowe i audyt

Konsekwencją i corocznym efektem prowadzenia ksiąg rachunkowych w stowarzyszeniu jest sporządzanie sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a zatwierdzić w ciągu 6 miesięcy od jego zakończenia. Podlega  ono także obowiązkowemu złożeniu:

  • we właściwym urzędzie skarbowym najpóźniej w ciągu 10 dni (dotyczy wszystkich organizacji);
  • oraz w KRS najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia (dotyczy organizacji prowadzących działalność gospodarczą).

Dodatkowo OPP mają obowiązek dostarczania sprawozdań do ministerialnej internetowej bazy sprawozdań najpóźniej w ciągu 15 dni. Jeżeli zatem rok obrotowy w organizacji pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wówczas ostatecznymi terminami na dostarczenie sprawozdań finansowych są: 10 lipca w przypadku urzędu skarbowego i 15 lipca w przypadku KRS i ministerialnej internetowej bazy sprawozdań.

Sporządzone sprawozdanie może podlegać audytowi, czyli obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, który finalnie wydaje opinię na temat jego zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości. Dopiero po badaniu sprawozdanie może zostać złożone w urzędzie skarbowym i KRS. Obowiązek ten dotyczy organizacji prowadzących działalność gospodarczą i spełniających łącznie przynajmniej dwa z trzech warunków:

  • zatrudnienie w organizacji (w przeliczeniu na pełne etaty) wynosi co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów w bilansie na koniec roku jest równa co najmniej 2,5 mln euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych w roku wynoszą co najmniej 5 mln euro.

Ponadto audytowi podlegają wszystkie organizacje pożytku publicznego, które łącznie spełniają trzy warunki:

  • realizują zadania publiczne zlecone (jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego);
  • otrzymały w roku łączną kwotę dotacji na realizację tych zadań określonych co najmniej 50 tys. zł;
  • oraz osiągnęły w roku przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.

Wbrew częstej opinii prowadzenie księgowości w stowarzyszeniach wymaga zaangażowania. Musi to być księgowość pełna, a więc trzeba się zatroszczyć o sporządzenie polityki rachunkowości i planu kont. Jest to jednak ciekawe i rozwijające wyzwanie dla księgowych, które pozwoli to na przedstawienie wiernego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej organizacji na koniec roku obrotowego.

Źródła:

  1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm. (tekst ujednolicony)
  2. http://poradnik.ngo.pl/jakie_sa_podstawy_prowadzenia_organizacji
  3. http://poradnik.ngo.pl/kto_musi_prowadzic_ksiegowosc
  4. http://ksiegowosc.infor.pl/

Asystentka księgowego DC FINANSE sp. z o.o.

Lubimy dzielić się wiedzą

Dzięki naszym klientom zdobyliśmy ogromne doświadczenie w biznesie. Chcemy się nim dzielić, żebyś Ty mógł zawsze skorzystać z tej wiedzy.

Darmowa wycena

Oferujemy szerokie usługi dla przedsiębiorstw z sektora MŚP. Sprawdź naszą ofertę.

 

Więcej artykułów

Zobacz wszystkie